Kebijakan Privasi

2. Definisi Khusus Privasi

Untuk keperluan Kebijakan Privasi ini:

a) "Subjek Data" berarti individu yang terkait dengan Data Pribadi tersebut dan mencakup "Prinsipal Data" di mana istilah tersebut digunakan berdasarkan hukum India yang berlaku.

b) "Data Pribadi" berarti informasi apa pun yang berkaitan dengan individu yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, termasuk data pribadi digital yang tunduk pada Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Digital, 2023.

c) "Memproses", "Diproses", atau "Pemrosesan" berarti operasi apa pun yang dilakukan pada Data Pribadi, termasuk memperoleh, mengumpulkan, merekam, mengorganisasi, memperkaya, menganalisis, menghasilkan, menggunakan, berbagi, menyimpan, memperbaiki, menghapus identitas, atau menghapusnya.

d) "Pengontrol" mencakup fiduciary data berdasarkan hukum India yang berlaku dan berarti seseorang yang menentukan tujuan dan cara Pemrosesan Data Pribadi.

e) "Pemroses" berarti seseorang yang memproses Data Pribadi untuk atau atas nama Pengontrol dan berdasarkan instruksinya.

3. Siapa yang Bertanggung Jawab atas Data Pribadi

Alokasi tanggung jawab yang dijelaskan dalam bagian 11 Bagian A berlaku untuk Kebijakan Privasi ini. Secara ringkas, Perusahaan umumnya bertindak sebagai Pengontrol independen ketika membangun dan memelihara basis data Kandidat, memperoleh atau memperkaya informasi profesional, mengoperasikan dan mengamankan Platform, mengelola akun, mengelola preferensi penjangkauan, dan mematuhi hukum.

Klien umumnya bertindak sebagai Pengontrol independen ketika menentukan peran, kriteria seleksi, komunikasi Kandidat, proses tinjauan, dan hasil ketenagakerjaan. Perusahaan dapat bertindak sebagai Pemroses di mana ia menangani Data Klien semata-mata berdasarkan instruksi terdokumentasi Klien.

Ketika Perusahaan mengungkapkan data profil Kandidat untuk tujuan yang ditentukan secara independen, Perusahaan dan Klien masing-masing bertindak sebagai fiduciary data atau Pengontrol independen untuk pemrosesan mereka sendiri dan harus secara independen memenuhi kewajiban pemberitahuan, dasar hukum, keamanan, retensi, dan hak Kandidat yang berlaku.

4. Data Pribadi yang Diproses

Kategori Data Pribadi yang diproses akan bergantung pada individu yang relevan, fitur, dan tahap proses rekrutmen. Ini dapat mencakup:

Data identitas dan kontak: Nama, alamat email, nomor telepon, lokasi, dan pengidentifikasi terkait.

Data profesional dan pendidikan: Riwayat pekerjaan, peran, senioritas, pendidikan, kualifikasi, keterampilan, proyek, portofolio, pencapaian profesional, preferensi peran, dan ekspektasi kompensasi.

Data sumber dan verifikasi: URL sumber, informasi profesional atau bisnis publik, dan indikator kekinian, kepercayaan, atau konsistensi.

Data rekrutmen dan komunikasi: Peran yang disajikan, tanggapan, status penyaringan, catatan perekrut, pesan, informasi penjadwalan, dan respons wawancara atau penilaian.

Keluaran AI: Kecocokan, peringkat, ringkasan, transkrip, skor, label rekomendasi, keterampilan yang disimpulkan, dan tanda untuk tinjauan manusia.

Data audio dan video: Audio panggilan, video wawancara jika diaktifkan, transkrip, dan metadata teknis terkait. Perusahaan tidak membuat templat biometrik kecuali fitur yang relevan diaktifkan secara sah.

Data akun, penagihan, dan dukungan: Detail kontak bisnis, catatan autentikasi, penggunaan paket dan kredit, faktur, pembayaran, dan korespondensi dukungan.

Data perangkat, penggunaan, dan keamanan: Alamat IP, informasi browser dan perangkat, stempel waktu, halaman, pencarian, klik, pengidentifikasi cookie, log, dan peristiwa keamanan.

Platform tidak dimaksudkan untuk mengumpulkan atau memproses Data Pribadi Sensitif secara default. Subjek Data tidak boleh memberikan kata sandi, kredensial akun pembayaran, atau Data Pribadi Sensitif lainnya kecuali diminta secara khusus melalui alur kerja yang disetujui.

Ketika Anda menghubungkan akun Gmail Anda, FlashFox mengirimkan email penjangkauan kepada kandidat atas nama Anda. Kami tidak membaca, menyimpan, atau mengakses email yang ada atau konten email apa pun. Penggunaan FlashFox dan transfer informasi yang diterima dari Google API mematuhi Kebijakan Data Pengguna Layanan Google API, termasuk persyaratan Penggunaan Terbatas.

5. Sumber Data Pribadi

Perusahaan dapat memperoleh Data Pribadi langsung dari Subjek Data ketika orang tersebut membuat atau memperbarui profil, menanggapi penjangkauan, berkomunikasi dengan Perusahaan, menggunakan Platform, atau berpartisipasi dalam interaksi rekrutmen.

Perusahaan juga dapat memperoleh Data Pribadi dari Klien dan perekrut; Perusahaan, afiliasinya, dan basis data atau layanan Kandidat terkait; organisasi mitra; mitra data kontrak; sumber profesional dan bisnis yang dapat diakses publik; penyedia yang mendukung komunikasi, suara, AI, hosting, keamanan, analitik, dukungan, dan pembayaran; dan perangkat atau browser Subjek Data.

Sumber publik dapat mencakup jaringan profesional, repositori kode, portofolio, publikasi, situs web perusahaan, laporan penelitian, laporan berita, pengajuan regulasi, dan video profesional publik. Perusahaan akan menilai, sebagaimana mestinya, asal usul, penggunaan yang diizinkan, dan persyaratan pemberitahuan atau persetujuan yang terkait dengan sumber tidak langsung.

6. Tujuan Pemrosesan

Perusahaan dapat memproses Data Pribadi untuk tujuan-tujuan yang terhubung berikut:

a) Menyediakan Layanan: Membuat dan menampilkan profil profesional; mengaktifkan pencarian, pencocokan, dan tinjauan; menjadwalkan atau melakukan penyaringan; dan mengelola alur kerja rekrutmen.

b) Menghubungi Kandidat: Menyajikan peran yang berpotensi relevan, mengidentifikasi konteks perekrutan, mendapatkan tanggapan, menjadwalkan interaksi, dan menghormati preferensi komunikasi.

c) Memverifikasi dan memperkaya profil: Membandingkan informasi profesional dengan sumber yang sesuai, menambahkan referensi sumber, mengidentifikasi informasi yang berpotensi kedaluwarsa, dan menghasilkan ringkasan atau keterampilan yang disimpulkan.

d) Mengoperasikan fitur berbantuan AI: Menghasilkan pencarian, kecocokan, peringkat, transkrip, ringkasan, skor, label rekomendasi, draf penjangkauan, dan deskripsi pekerjaan untuk tinjauan manusia.

e) Melakukan interaksi rekrutmen: Memfasilitasi, merekam, mentranskripsikan, merangkum, dan menilai panggilan, obrolan, wawancara, atau penilaian setelah memberikan pemberitahuan yang diperlukan dan mendapatkan izin yang diperlukan.

f) Mengelola Platform: Mengautentikasi akun, mengalokasikan dan mengukur kredit, memproses pembayaran, memberikan dukungan, dan menegakkan paket dan Ketentuan yang berlaku.

g) Mengamankan dan meningkatkan Layanan: Mendeteksi penyalahgunaan, memecahkan masalah, mengaudit akses, mengukur kinerja, dan mengevaluasi kualitas data dan potensi bias. Data pengguna Google tidak digunakan untuk tujuan ini.

h) Mematuhi hukum dan melindungi hak: Menanggapi permintaan dan pengaduan, memelihara catatan penekanan, menegakkan atau membela klaim hukum, mematuhi permintaan yang sah, dan melindungi individu, hak, dan sistem.

7. Dasar Hukum dan Izin

Perusahaan memproses Data Pribadi hanya di mana diizinkan berdasarkan hukum yang berlaku untuk aktivitas yang relevan. Di mana hukum India berlaku, Perusahaan akan mengandalkan persetujuan, penggunaan sah tertentu yang secara tegas diakui berdasarkan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi Digital, 2023 dan peraturan yang berlaku, atau dasar lain yang secara tegas diizinkan oleh hukum India yang berlaku.

Di mana persetujuan adalah dasar yang berlaku, persetujuan tersebut harus dapat ditarik untuk pemrosesan di masa mendatang. Pengakuan Ketentuan atau Kebijakan Privasi ini tidak dengan sendirinya merupakan persetujuan untuk perekaman opsional, analisis AI, atau komunikasi yang tidak terkait.

Di mana Data Pribadi diperoleh secara tidak langsung dan hukum yang berlaku memerlukan transparansi tambahan, Perusahaan akan memberikan informasi yang diperlukan dalam periode yang ditentukan.

8. AI, Pembuatan Profil, dan Tinjauan Manusia

Platform dapat menggunakan metode otomatis untuk mencari, mencocokkan, memberi peringkat, dan merangkum profil profesional serta menganalisis interaksi rekrutmen. Input yang relevan dapat mencakup persyaratan peran, riwayat profesional, keterampilan, tanggapan, transkrip, dan hasil penilaian.

Keluaran AI dimaksudkan untuk membantu, bukan menggantikan, penilaian profesional. Platform tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan akhir untuk mendaftar pendek, memilih, menawarkan, mempekerjakan, memberhentikan, atau menolak Kandidat. Klien yang relevan harus memberikan keterlibatan manusia yang bermakna sebagaimana dipersyaratkan oleh Ketentuan dan hukum yang berlaku.

Subjek Data dapat meminta koreksi atau penghapusan Data Pribadi yang tidak akurat dan dapat mengajukan keberatan tentang Keluaran AI. Di mana hukum yang berlaku memberikan hak untuk tidak tunduk pada keputusan otomatis sepenuhnya yang menghasilkan dampak hukum yang signifikan, Pengontrol yang bertanggung jawab akan memberikan tinjauan manusia yang diperlukan.

9. Panggilan, Wawancara, Penilaian, dan Rekaman

Sebelum interaksi yang direkam atau dianalisis AI dimulai, Perusahaan atau Klien yang relevan akan memberikan pemberitahuan melalui Platform, alur penjangkauan Kandidat, atau alur panggilan, wawancara, atau penilaian yang berlaku. Pemberitahuan akan menjelaskan identitas Klien yang relevan, peran AI, apakah audio atau video akan direkam, keluaran yang dihasilkan, orang yang menerimanya, informasi retensi yang berlaku, dan proses alternatif apa pun yang tersedia.

Di mana persetujuan atau izin khusus lainnya diperlukan, perekaman atau analisis tidak akan dimulai sampai persyaratan tersebut terpenuhi. Perusahaan tidak menggunakan pengenalan wajah, pengenalan emosi, sidik suara, atau fitur identifikasi atau kategorisasi biometrik lainnya kecuali dalam keadaan terbatas yang diizinkan oleh Ketentuan.

10. Pengungkapan Data Pribadi

Perusahaan dapat mengungkapkan Data Pribadi, sejauh yang diperlukan secara wajar untuk tujuan yang dijelaskan di atas, kepada:

a) Klien yang relevan dan perekrut atau personel yang diberi wewenang yang meninjau atau melibatkan Kandidat untuk suatu peran;

b) Penyedia hosting cloud, basis data, komunikasi, AI, suara, transkripsi, analitik, keamanan, dukungan, pembayaran, dan layanan profesional yang memproses Data Pribadi berdasarkan pembatasan kontraktual yang sesuai;

c) Afiliasi, investor, penasihat profesional, atau penerus Perusahaan yang terlibat dalam pembiayaan, merger, restrukturisasi, penjualan, atau transfer;

d) Pengadilan, regulator, lembaga penegak hukum, atau orang lain di mana pengungkapan diperlukan oleh hukum atau diperlukan secara wajar untuk melindungi hak, keselamatan, atau integritas Layanan; dan

e) Orang lain di mana Subjek Data mengizinkan atau mengarahkan pengungkapan.

Membuat profil Kandidat atau detail kontak tersedia untuk Klien yang diberi wewenang untuk tujuan rekrutmen yang diungkapkan merupakan bagian dari Layanan. Ini tidak mengizinkan Klien atau penyedia layanan untuk menjual kembali informasi tersebut atau menggunakannya untuk periklanan.

11. Pemrosesan Internasional

Platform inti dimaksudkan untuk di-host di India. Data Pribadi mungkin tetap diakses oleh Klien atau penyedia yang diberi wewenang di negara lain, diperoleh dari sumber di luar India, atau diproses melalui layanan global. Akses jarak jauh atau pemrosesan penyedia tersebut dapat merupakan transfer internasional meskipun basis data utama tetap di India.

Di mana diperlukan, Perusahaan akan menggunakan perlindungan kontraktual, organisasi, dan teknis yang sesuai, yang dapat mencakup ketentuan pemrosesan data, klausul kontraktual yang disetujui, penilaian transfer, pembatasan akses, dan enkripsi. Perusahaan juga akan mematuhi pembatasan transfer yang diberitahukan berdasarkan hukum India.

12. Retensi dan Penghapusan

Perusahaan menyimpan Data Pribadi hanya selama diperlukan secara wajar untuk tujuan yang diperoleh, termasuk untuk menyediakan Layanan, mendukung proses rekrutmen aktif, memenuhi kewajiban hukum atau kontraktual, menyelesaikan sengketa, mempertahankan keamanan, dan menghormati preferensi komunikasi.

Ketika menentukan periode yang sesuai, Perusahaan mempertimbangkan sifat dan sensitivitas Data Pribadi; tanggal verifikasi, interaksi, atau aktivitas Klien terbaru; durasi proses rekrutmen atau akun yang relevan; risiko bahaya dari retensi berkelanjutan; dan periode pembatasan, pajak, ketenagakerjaan, dan penyimpanan catatan yang berlaku.

Rekaman dan Keluaran AI terkait akan disimpan untuk periode yang dikomunikasikan dalam pemberitahuan yang disajikan sebelum interaksi yang relevan. Catatan penekanan minimal dapat disimpan setelah opt-out sehingga preferensi dapat terus dihormati.

13. Hak dan Pilihan Komunikasi

Bergantung pada hukum yang berlaku, Subjek Data dapat memiliki hak untuk mendapatkan informasi tentang pemrosesan dan ringkasan atau salinan Data Pribadi; memperbaiki, melengkapi, atau memperbarui informasi yang tidak akurat; meminta penghapusan; menarik persetujuan untuk pemrosesan di masa mendatang; mengajukan keberatan atas atau membatasi pemrosesan tertentu; meminta tinjauan manusia atas keputusan otomatis yang signifikan; dan mengajukan pengaduan kepada Petugas Pengaduan Perusahaan atau regulator yang berwenang.

Penjangkauan rekrutmen akan memberikan metode opt-out yang sesuai dengan saluran yang relevan. Setelah menerima opt-out yang efektif, Perusahaan akan menghentikan penjangkauan non-wajib yang dicakup oleh permintaan tersebut.

Permintaan dapat diajukan ke kontak privasi atau pengaduan yang diidentifikasi dalam bagian 18 di bawah ini. Perusahaan dapat meminta informasi yang diperlukan secara wajar untuk memverifikasi identitas dan menemukan Data Pribadi yang relevan.

14. Cookie dan Teknologi Serupa

Platform dapat menggunakan cookie dan teknologi serupa yang diperlukan untuk autentikasi, keamanan, manajemen sesi, dan preferensi. Di mana diaktifkan dan diizinkan secara hukum, teknologi analitik juga dapat digunakan untuk memahami penggunaan Platform dan meningkatkan Layanan.

Pemberitahuan cookie yang tersedia melalui Platform akan mengidentifikasi kategori, penyedia, tujuan, dan durasi yang relevan serta akan menjelaskan cara teknologi non-esensial dapat dikelola.

15. Keamanan dan Pelanggaran Data Pribadi

Perusahaan akan mempertahankan perlindungan administratif, teknis, dan organisasi yang wajar dan sesuai dengan mempertimbangkan sifat Layanan dan Data Pribadi yang diproses. Perlindungan ini akan mencakup, sebagaimana berlaku: kontrol akses dan autentikasi; enkripsi dalam transit dan saat istirahat; pencatatan dan pemantauan; pencadangan; prosedur respons insiden; dan perlindungan kontraktual dengan pemroses dan penyedia layanan.

Perusahaan akan mempertahankan prosedur respons dan eskalasi insiden untuk mengidentifikasi, menilai, mengisolasi, memulihkan, mendokumentasikan, dan menanggapi dugaan pelanggaran Data Pribadi. Di mana dipersyaratkan oleh hukum yang berlaku, Perusahaan akan memberi tahu Subjek Data yang terdampak, Klien yang terdampak, dan otoritas yang berwenang, termasuk Dewan Perlindungan Data India, tanpa penundaan dan dalam jadwal waktu yang berlaku secara hukum.

Tidak ada metode transmisi atau penyimpanan yang sepenuhnya aman, dan Perusahaan tidak dapat menjamin bahwa insiden tidak akan pernah terjadi.

16. Anak-anak

Platform dimaksudkan untuk alur kerja rekrutmen dewasa. Perusahaan tidak secara sengaja mencari sumber, membuat profil, menghubungi, atau menilai orang di bawah usia 18 tahun melalui Layanan. Jika Perusahaan mengetahui bahwa seseorang berusia di bawah 18 tahun, Perusahaan akan mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk menghapus, menekan, atau menangani Data Pribadi sesuai dengan hukum yang berlaku.

Jika Layanan digunakan untuk rekrutmen kampus, magang, atau karier awal di mana orang di bawah usia 18 tahun mungkin terlibat, alur kerja yang relevan harus mencakup pemeriksaan usia yang sesuai dan mendapatkan persetujuan orang tua yang dapat diverifikasi dan persetujuan lain yang diperlukan oleh hukum yang berlaku sebelum pemrosesan.

17. Perubahan pada Kebijakan Privasi Ini

Perusahaan dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini untuk mencerminkan perubahan dalam Layanan, praktik pemrosesan, atau hukum yang berlaku. Versi yang direvisi akan diposting dengan tanggal "Terakhir diperbarui" yang diperbarui, dan pemberitahuan tambahan akan diberikan di mana perubahan secara material memengaruhi hak Subjek Data.

Di mana perubahan yang diusulkan memerlukan persetujuan baru atau tindakan afirmatif lainnya berdasarkan hukum yang berlaku, Perusahaan akan mendapatkannya sebelum melaksanakan pemrosesan yang relevan.

18. Kontak dan Pengaduan

Perusahaan: Veerwal GetWork Services Private Limited

Kantor terdaftar: 545, Lantai 2, Menara S Lal, Udyog Vihar Phase 1, Sektor 20, Gurugram, Haryana 122001

Privasi / pengaduan: privacy@Flashfox.ai

Kontak keamanan: privacy@Flashfox.ai

Subjek Data juga dapat mengajukan pengaduan kepada Dewan Perlindungan Data India ketika mekanisme pengaduan yang relevan berlaku, atau kepada otoritas pengawas atau regulasi lain yang berwenang di yurisdiksi yang berlaku untuk pemrosesan.